ОТК обязан своевременно оформлять и хранить оперативно-техническую документацию: акты на приемку металла, карточки брака, акты-предъявки и сертификаты на изготовленные конструкции.
В цехе подготовки металла ОТК оформляет приемные акты на прибывший металл. В акте указывают номер вагона, номер железнодорожной накладной, номер сертификата и плавок, размеры и количество прокатной стали, массу и марку стали. Акт составляется в 4 экземплярах (для конструкторского отдела, бухгалтерии, ОТК и склада металла). Вместе с приемными актами в ОТК хранятся сертификаты на прибывший металл. Аналогичным образом ОТК оформляет приемку сварочной проволоки, электродов, флюсов, инструментальной и специальной стали.
На сталь, не соответствующую государственным стандартам и условиям поставки, составляется рекламационный акт.
Соответствие качества стали, подаваемой в цех обработки для изготовления стальных конструкций, удостоверяется подписью работников ОТК на сопроводительном листе при подаче металла.
В цехе обработки ОТК оформляет приемку готовых деталей в сопроводительном и диспетчерском листах.
В цехе обработки должна быть контрольная книга, в которой регистрируются правильность изготовления кондукторов для сверления отверстий, а также результаты проверки кондукторов, находящихся в эксплуатации.
Приемку готовых деталей ОТК производит по контрольному экземпляру чертежей КМД.
В сборо-сварочных цехах приемка изготовленных элементов стальных конструкции производится па основании актов-предъявок, выписываемых работниками цехов. В акте-предъявке указываются номер чертежа, марка, наименование элементов, количество, масса. Факт сдачи и приемки конструкций удостоверяется подписями мастеров цеха и ОТК. В актах-предъявках на готовые элементы сварных конструкции сдающий цех обязательно указывает фамилию, № диплома и клейма сварщиков, производивших сварку этих элементов. Акт-предъявка выписывается в 4 экземплярах (для производственно-диспетчерского отдела, ОТК, сдающего цеха, маляропогрузочного цеха). На всех принятых элементах стальных конструкций ОТК ставит клеймо, которое дает право сдающему цеху отгружать конструкции в цех маляропогрузки.
В цехе сборо-сварки ОТК ведет контрольную книгу для оформления приемки сборочных кондукторов, плоских и объемных кондукторов для сверления монтажных отверстий и других приспособлений, применяемых в сборочных цехах.